Wervings Privacyverklaring

Deze verklaring zal onze sollicitanten ("u" of "uw") algemene informatie verstrekken over de verwerking van persoonsgegevens door Canon, evenals de rechten die u hebt onder de wetgeving inzake gegevensbescherming. In deze verklaring noemen we dit soort informatie “Wervingsgegevens”. Lees deze verklaring aandachtig door voordat u uw persoonsgegevens aan Canon door geeft.

“Canon” betekent Canon Europa N.V en al haar dochterondernemingen en gelieerde ondernemingen, zoals van tijd tot tijd van toepassing. Canon wordt in deze verklaring ook “we”, “wij”, “ons” of “onze” genoemd.

Verzameling van persoonsgegevens

We verzamelen Wervingsgegevens voor het beheer van onze resourcing, wervingsactiviteiten en voor organisatorische planningsdoeleinden. Hieronder volgen enkele voorbeelden van de informatie die we van u kunnen verzamelen:

• Sollicitatiegegevens: Deze informatie vertelt ons over het algemeen wie u bent en helpt ons een beeld te krijgen van uw mogelijkheden en geschiktheid voor bepaalde functies. Dit soort informatie kan uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, andere contactgegevens en uw gewenste manieren om gecontacteerd te worden bevatten. Deze informatie kan ook informatie bevatten die is opgenomen in uw begeleidende brief, C.V. (bijv. beroepskwalificaties, eerdere werkervaring, opleidingsniveau, competenties en vaardigheden, huidige basissalaris, extra bonussen en/of commissie en persoonlijke interesses en ervaringen), informatie uit uw sociale media-accounts of persoonlijke websites of accounts (bijv. LinkedIn of Twitter), hoe u gehoord hebt over de vacature, informatie over het soort werk en projecten waarbij u betrokken bent geweest en alle andere informatie die u mogelijk aan ons wilt verstrekken als onderdeel van uw sollicitatie.
• Wervingsprocesgegevens: Dit zijn gegevens die worden verzameld als gevolg van het wervingsproces, zoals uw prestaties in testen of een sollicitatiegesprek en informatie die door uw referenten wordt verstrekt.
• Gegevens voor toekomstige vacatures: Dit zijn gegevens die zijn verzameld om contact met u te houden over toekomstige vacatures bij Canon, zoals uw naam, e-mailadres, LinkedIn-profiel, locatie, vakgebied en wat voor functies in u geïnteresseerd bent. U kunt zich desgewenst afmelden voor deze database tijdens uw sollicitatie.
• Inloggegevens en wachtwoord en andere dergelijke informatie die wordt gebruikt in verband met het verifiëren van uw identiteit.
• Websitegegevens van het Canon online wervingssysteem: Dit zijn gegevens met betrekking tot uw gebruik van ons webportaal, bijvoorbeeld uw IP-adres. Deze gegevens kunnen worden verzameld met behulp van cookies en soortgelijke technologie. Raadpleeg onze website voor meer informatie over hoe we cookies en soortgelijke technologieën gebruiken Cookiebeleid.

Canon kan ook achtergrondcontroles en testen bij derden laten uitvoeren en informatie daarvan opslaan tijdens het wervingsproces (“Antecedentenonderzoek”). Persoonsgegevens over strafrechtelijke veroordelingen of medische informatie worden alleen opgevraagd indien toegestaan door de toepasselijke wetgeving.

Als u van plan bent om gegevens van een referent of een andere derde partij als onderdeel van uw C.V. op te geven, is het uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat de derde partij geen bezwaar heeft tegen het feit dat wij hun informatie ontvangen. Door dergelijke gegevens in te dienen, gaat Canon ervan uit dat u dit hebt gedaan.

We zullen aangeven waar de gevraagde informatie verplicht of optioneel is. We zullen ook de consequenties toelichten als u besluit geen informatie te verstrekken waarvan wij hebben aangegeven dat deze verplicht is. In sommige omstandigheden kan dit betekenen dat we uw sollicitatie niet kunnen verwerken.

Gebruik van persoonsgegevens

We gebruiken deze gegevens voor de evaluatie en selectie van kandidaten. Typische voorbeelden van gebruik omvatten;

• het ondersteunen en verwerken van uw sollicitatie, bijvoorbeeld, zodat wij uw vermogen om aan de eisen te voldoen kunnen beoordelen, om kandidaten op de shortlist te zetten en om referenties en professionele kwalificaties van sollicitanten te verifiëren;
• het inplannen en uitvoeren van sollicitatiegesprekken en testen;
• het beheren van onze beveiliging op locatie, bijvoorbeeld om ervoor te zorgen dat onze gebouwen, bedrijfsmiddelen, informatie, werknemers en ander personeel veilig en/of beveiligd zijn;
• het evalueren en beoordelen van de resultaten van sollicitatiegesprekken en testen; en
• Andere gegevens benodigd in de wervingsprocessen, inclusief de definitieve aanstelling.

We kunnen Wervingsgegevens ook gebruiken voor naleving van wet- en regelgeving, bijvoorbeeld om te zorgen voor naleving van gezondheids- en veiligheidseisen en andere wettelijke of fiscale verplichtingen, of in verband met rechtszaken, een intern onderzoek of audit en voor de naleving van ons beleid met betrekking tot anti-witwassen van geld, omkoping en corruptie, en monitoring van gelijke kansen.

Wanneer we de Wervingsgegevens controleren die ons tijdens het wervingsproces zijn verstrekt als onderdeel van de controles voorafgaand aan de werving, wordt u van tevoren verteld welke aspecten van uw Wervingsgegevens zullen worden geverifieerd, inclusief een uitleg over hoe het antecedentenonderzoek zal worden uitgevoerd. Informatie over strafrechtelijke veroordelingen (indien verzameld) of medische informatie zal alleen worden verzameld via officiële geautoriseerde bronnen en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.

We verwerken uw Wervingsgegevens alleen als daar een wettelijke basis voor is. Over het algemeen zullen we deze gegevens verwerken om ons te helpen beslissen of we een arbeidsovereenkomst met u aangaan. Op andere momenten zullen wij uw Wervingsgegevens verwerken omdat u hiermee heeft ingestemd, in welk geval u deze toestemming op elk moment kunt intrekken.

We kunnen uw Wervingsgegevens ook verwerken om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen of omdat het in ons legitieme bedrijfsbelang is om dit te doen (bijvoorbeeld wanneer het nodig is om onze sollicitanten voldoende gedetailleerd te kennen, zodat we een effectief wervingsproces kunnen uitvoeren).

Vrijgave van persoonsgegevens

(a) Binnen Canon

We beperken de toegang tot Wervingsgegevens tot mensen binnen onze groep van bedrijven die dergelijke informatie "moeten kennen". Bepaalde personen binnen Canon hebben bijvoorbeeld toegang tot uw Wervingsgegevens om uw aanvraag te verwerken en het wervingsproces te beheren (dit kunnen personen in ons Human Resources team zijn en personen onder wie u zult werken als uw sollicitatie succesvol is).

(b) Buiten Canon

Canon werkt met derden die ons diensten verlenen. Wij kunnen bijvoorbeeld uw Wervingsgegevens delen met dergelijke serviceproviders om ons online wervingsplatform te hosten en om screening en verificatie van uw aanvraag en de informatie die u ons heeft verstrekt uit te voeren en te verwerken. Dit omvat het verifiëren van opleiding(en) en professionele kwalificaties. Over het algemeen zullen we uw Wervingsgegevens alleen bekendmaken aan onze leveranciers en andere derde partijen in de volgende omstandigheden:

• indien wettelijk vereist;
• in reactie op een legitiem verzoek om hulp van de politie of andere wetshandhavingsinstantie (inclusief wetshandhavingsinstanties in de landen waar Canon of haar onderaannemers en agenten actief zijn, evenals in de landen via welke uw persoonsgegevens zijn overgedragen overeenkomstig deze verklaring); en/of
• om juridisch advies te vragen aan onze externe advocaten of in verband met geschillen met een derde partij.

Canon neemt passende technische, organisatorische en juridische stappen om uw persoonsgegevens te beveiligen.

Opslag van uw persoonsgegevens

Canon is een wereldwijde organisatie met filialen, bedrijfsprocessen, beheersstructuren en technische systemen die de nationale grenzen overschrijden. Daarom kan Canon bronnen en servers gebruiken die zich in verschillende landen in de EMEA-regio bevinden. Dienovereenkomstig kunnen uw persoonsgegevens worden overgedragen en verwerkt buiten het land waar u een Canon-website gebruikt of anderszins Canon van uw persoonsgegevens voorziet. Dit omvat landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) die geen wetten hebben die specifieke bescherming bieden voor persoonsgegevens.

Wanneer we uw Wervingsgegevens buiten de EER of het VK overdragen, nemen we wettelijk vereiste stappen om te zorgen dat er voldoende waarborgen zijn om uw Wervingsgegevens te beschermen en om ervoor te zorgen dat deze op een veilige manier en in overeenstemming met deze verklaring worden behandeld. Als u zich in de EER of het VK bevindt, kunt u contact met ons opnemen voor een exemplaar van de waarborgen die we hebben ingesteld om uw Wervingsgegevens en privacyrechten onder deze omstandigheden te beschermen.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Wij houden uw Wervingsgegevens bij in overeenstemming met ons interne beleid en procedures inzake retentie. Canon bewaart uw persoonsgegevens gedurende 12 maanden na afloop van de sollicitatieprocedure. Als u echter besluit dat u niet in aanmerking wilt komen voor verdere functies, kunt u deze optie selecteren tijdens het aanvraagproces en aan het einde van het proces zullen we vervolgens uw informatie binnen 4 weken verwijderen. Twaalf maanden na de indiening of de laatste update van uw profiel, worden uw persoonsgegevens geanonimiseerd en zijn ze niet toegankelijk voor weergave of tracking. Voorafgaand aan het anonimiseringsproces kan Canon u een herinnering sturen om u een optie te geven om uw gegevens in onze talentenpool te bewaren. Als u na de bovenstaande periode uw persoonsgegevens in onze talentenpool wilt bewaren, kunt u eenvoudig reageren op de verzonden herinnering en kan Canon uw gegevens gedurende een extra periode van 12 maanden bewaren.

Als u succesvol bent in het wervingsproces van Canon en werknemer wordt, kunnen uw persoonsgegevens een onderdeel worden van uw personeelsdossier of worden gebruikt voor andere arbeids-/werkgerelateerde doeleinden en kunnen deze in de talentenpool van Canon worden bewaard voor mogelijke toekomstige vacatures. Uw persoonsgegevens zullen ook onderworpen zijn aan aanvullende privacyvoorwaarden met betrekking tot Canon-medewerkers.

Uw rechten

Als individu over wie Canon persoonsgegevens verwerkt, hebt u de mogelijk het recht om toegang te vragen tot en/of rectificatie of verwijdering van, de Wervingsgegevens die wij over u bewaren. U kunt ook het recht hebben bezwaar te maken tegen bepaalde vormen van verwerking van uw Wervingsgegevens en deze te beperken en verzoeken om een machinaal leesbare kopie van de Wervingsgegevens die u ons hebt verstrekt.

Als u een fout in uw sollicitatiegegevens opmerkt die u wilt corrigeren, werk deze dan bij in ons online systeem of neem contact met ons op via de onderstaande contactgegevens.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen met behulp van de gegevens in het onderstaande gedeelte. Elk verzoek om een van deze rechten uit te oefenen, zal door ons per geval worden beoordeeld. Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarin we niet wettelijk verplicht zijn om aan uw verzoek te voldoen of vanwege relevante wettelijke uitzonderingen waarin de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming voorziet.

Als u zich zorgen maakt over de manier waarop wij uw Wervingsgegevens hebben behandeld, vragen we u om in eerste instantie contact met ons op te nemen. Als u nog steeds niet tevreden bent, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij uw gegevensbeschermingsautoriteit.

We kunnen uw persoonsgegevens op elk moment (inclusief uw C.V.) verwijderen, zonder enige kennisgeving. Daarom moet u uw eigen exemplaar van de persoonlijke informatie die u ons hebt gegeven bewaren.

Contact met ons

Canon streeft ernaar uw persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de relevante wetgeving inzake gegevensbescherming en privacy. In zaken die met deze verklaring verband houden, kunt u contact opnemen met Canons gegevensbeschermingsfunctionaris op DataProtectionOfficer@canon-europe.com U kunt ook contact opnemen met Canon Europe Ltd op het volgende adres:

Canon Europe Ltd,
4 Roundwood Avenue, Stockley Park,
Uxbridge,
Middlesex
Verenigd Koninkrijk
United Kingdom UB11 1AF.

Wijzigingen van deze verklaring

We kunnen deze verklaring van tijd tot tijd wijzigen om veranderingen in de wet, richtlijnen van de regelgevende instanties of onze gegevensprivacypraktijken weer te geven, in overeenstemming met de wet. Wanneer dit gebeurt en waar dit wettelijk vereist is, zullen we u een nieuwe of bijgewerkte kennisgeving sturen waarin wordt uitgelegd hoe het gebruik van uw Wervingsgegevens verandert, inclusief wat u eventueel moet doen.

Deze verklaring werd voor het laatst bijgewerkt op 26/04/2018