‘s-Hertogenbosch, 8 juli 2024 – Volgens nieuw onderzoek van Canon voelt slechts een op de vier IT-beslissers (ITDM's) zich zeer zelfverzekerd in de aanloop naar een audit – waarbij respondenten hun bezorgdheid uiten over de informatie- en gegevensbeheerprocessen binnen hun organisatie. De resultaten van het onderzoek onder 1.709 ITDM's in zeven markten (Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland, Italië, Scandinavië, Nederland en Spanje) wijzen op cruciale hiaten in de digitale organisatie van veel bedrijven vandaag de dag en benadrukken het gebrek aan zichtbaarheid en controle dat ITDM's hebben over informatie- en documentprocessen, wat essentieel is voor hun rol.
Auditangst: gebrek aan vertrouwen in de aanloop naar een audit wijst volgens onderzoek van canon op gaten in digitale processen
Marc Bory, Vice President, Digital Printing & Solutions, Marketing & Innovation bij Canon Europe, zegt hierover het volgende: "Opkomende technologieën geven momenteel een nieuwe vorm aan wat haalbaar is op de hybride werkplek waar informatie zowel digitaal als op papier wordt uitgewisseld, wat gepaard gaat met nieuwe verwachtingen om te managen. Informatie speelt een cruciale rol in deze context, omdat het kan bepalen hoe goed bedrijven en organisaties zich kunnen aanpassen en kunnen reageren op deze nieuwe mogelijkheden. Toch laat ons onderzoek zien hoe zorgen over het beheer en de bescherming van gegevens en een gebrek aan productiviteit bij het beheer van documentprocessen IT-teams belemmeren om het volledige potentieel van hun informatie te benutten om zo de algehele bedrijfswaarde te verhogen."
Angst voor data
Angst voor het beheer van gegevens is duidelijk zichtbaar in het vertrouwen van IT-leiders in de aanloop naar een audit. Op de vraag waarom, kwamen telkens twee onderwerpen naar voren: een gebrek aan controle over het gedrag van medewerkers en een gebrek aan zichtbaarheid van documenten en gegevens, die allebei een belangrijke rol spelen.
Deze zorgen zijn niet misplaatst. Meer dan een derde (36%) van de leidinggevenden zegt te vermoeden of te weten dat werknemers zich niet altijd aan de compliance-regels houden (zoals AVG), terwijl een op de vijf ITDM's (17%) meldt dat ze het afgelopen jaar te maken hebben gehad met een inbreuk door een werknemer. Dit leidt tot interne spanningen, waarbij meer dan de helft aangeeft dat IT-beveiliging een aanzienlijk deel van hun werkdag in beslag neemt.
Sterker nog, het beperken van risico's - met name op het gebied van IT-beveiliging en compliance - blijft een belangrijk aandachtspunt voor IT-managers. 60% van de ITDM's plaatst beveiliging in hun top drie van grootste uitdagingen, waarbij meer dan een kwart (28%) het op nummer één zet.
Ontbreken van echte digitale vooruitgang
ITDM's lijken vertrouwen te hebben in hun digitale volwassenheid, met 78% die denkt dat hun organisatie al volwassen is in termen van digitale processen – wat betekent dat ze processen uitvoeren die gedigitaliseerd en geautomatiseerd zijn, maar het bredere onderzoek schetst een ander beeld:
• Organisaties bleken in een vergelijkbare positie te verkeren als in 2022 wat betreft het volgen, openen, delen en verwijderen van documenten voor auditdoeleinden.
• Automatische toegangsrechten tot documenten – de meest voorkomende mogelijkheid – worden slechts in 53% van de organisaties aangetroffen, wat betekent dat de volledige invoering van automatisering voor het beheer van informatie- en documentprocessen nog ver weg is.
• 28% moet nog steeds elke keer handmatig gestandaardiseerde organisatie-documenten invullen en 26% van de werknemers ervaart fouten of inconsistenties als gevolg van datasilo's.
• Eén op de 10 leiders heeft de afgelopen twee jaar implementatieprojecten afgebroken. Uitdagingen bij implementaties zijn compatibiliteitsproblemen (28%), vertragingen (27%) en voortdurende storingen met de nieuwe technologie (21%).
Hoewel de voordelen die digitaal voor een bedrijf kan opleveren duidelijk zijn – bijna iedereen die automatisering heeft geïmplementeerd (99%) rapporteert een waarde die veel verder gaat dan compliance door efficiënter te werken (37%), de ervaring van medewerkers te verbeteren (35%) en de klantervaring te versterken (34%) – worden deze potentiële voordelen niet volledig gerealiseerd.
Hoewel erkend wordt dat informatiebeheer de productiviteit verhoogt – 37% van de IT-managers noemt dit als een belangrijk voordeel – maken veel ITDM's niet volledig gebruik van de beschikbare oplossingen voor documentbeheer. Dit gebrek aan digitale vooruitgang belemmert het potentieel van IT-teams en creëert een barrière voor de waarde die ze kunnen bieden.
Tori Miller Liu, President en CEO van de Association for Intelligent Information Management (AIIM), voegt hieraan toe: "Een digital-first wereld vereist dat moderne werkplekken worden aangestuurd door hoogwaardige en zeer toegankelijke informatie of ongestructureerde data. Het beheren van een toenemende hoeveelheid ongestructureerde informatie in een hybride omgeving is echter een uitdaging voor organisaties. Effectief informatiebeheer is het antwoord; het levert verbeterde zichtbaarheid en controle, betere compliance en het ontsluiten van nieuwe mogelijkheden uit bestaande informatie."
Kennismaking met oplossingen voor informatiebeheer
Met meer dan 30 jaar ervaring in diensten en oplossingen heeft Canon een Information Management Solutions (IMS)-aanbod ontwikkeld om organisaties te ondersteunen bij het optimaliseren van processen en informatiestromen binnen hun organisatie. Canon's IMS biedt organisaties de technologie, services en consultancy om te helpen bij het digitaliseren en hyper-automatiseren van bedrijfsprocessen.
Canon is actief in een groot aantal bedrijfstakken, waaronder de maakindustrie, de financiële sector, de publieke sector en de telecomsector, en beschikt over de diepgaande en brede expertise om betrouwbare end-to-end oplossingen te bieden voor uiteenlopende uitdagingen op het gebied van informatiebeheer. Vandaag de dag telt Canon meer dan 300 informatiebeheerspecialisten binnen EMEA, die meer dan tweeduizend Europese klanten helpen.
Marc Bory vervolgt: "Organisaties kijken steeds vaker naar IT-teams om hen te helpen toegevoegde waarde te leveren door de kracht van technologie. Of een organisatie nu een bank, retailer, startup of grote onderneming is, de manier waarop informatie wordt vastgelegd, verwerkt en geleverd is van cruciaal belang voor het algehele succes. Canon IMS helpt klanten om hun informatie- en documentprocessen onder controle te krijgen, nieuwe efficiëntie te ontsluiten en de duurzame groei te realiseren die nu van hen wordt verwacht.”
Klik hier om het volledige insight-rapport te lezen.