Digitale transformatie middels outsourcing bij VLC & Partners

VLC & Partners is dé Nederlandse risicomanager op het gebied van risicomanagement, verzuim, pensioen en private Insurance. VLC & Partners werkt met een 6-tal verschillende labels. Het bedrijf is bijna 400 medewerkers groot en dit aantal zal de komende jaren verder groeien.

De hoeveelheid digitale communicatie die de organisatie binnenkomt is enorm toegenomen en deze communicatie is ook complexer geworden door de grote diversiteit aan formulieren en templates dat wordt gebruikt. Dit komt door de groei die de organisatie doormaakt mede veroorzaakt door de vele overnames die hebben plaatsgevonden.

Canon helpt VLC & Partners om de grote hoeveelheid digitale communicatie die op de organisatie afkomt op tijd en correct te verwerken, en de complexiteit van deze inkomende communicatie, die mede ontstaan is door de overnames, te managen. Dit doet Canon door inkomende berichten te extraheren, te classificeren en te verrijken; vervolgens te integreren met de VLC & Partners applicaties en de uitgaande berichten te verzorgen. Dit gehele proces wordt dagelijks gemonitord en beheert door Canon-medewerkers vanuit de operatie.

De inkomende digitale communicatiestromen van VLC & Partners betreffen onder andere e-mail, de extranetten, portalen, Mijn Omgevingen en een klein deel fysieke post. Fysieke post bedraagt slechts enkele procenten van de totale instroom. Echter wanneer alles digitaal is, betekent het niet dat het ook direct verwerkbaar is. Het overgrote deel van de inkomende communicatie komt direct op de juiste plek in het juiste proces terecht. Echter zijn er ook stukken die niet automatisch herkend worden, dát is het moment dat Canon-medewerkers, met kennis van de inhoud en processen binnen VLC, naar voren komen. Het op de juiste plek krijgen van die stukken, dat is de meerwaarde die Canon met Digital Services biedt.

De uitgaande berichten, die inmiddels voor 90% digitaal zijn, stuurt Canon naar zowel de Mijn omgeving van VLC & Partners als rechtstreeks naar hun klanten en partners. Zie hieronder een overzicht van de communicatiestromen bij VLC & Partners:

Om processen nog verder te kunnen verbeteren maakt VLC & Partners sinds 2021 met behulp van Canon gebruik van RPA: Robotic Process Automation. RPA wordt met name ingezet voor vrij eenvoudige, hoog-volume processen. Een voorbeeld van een eenvoudig proces dat zich hier heel goed voor leent zijn offerteaanvragen. “Wat we daar nu zien is veelbelovend. Ook de komende jaren zullen wij RPA verder gaan toepassen”, aldus Coen Vermeulen.

De succesvolle en langdurige samenwerking met Canon heeft zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot een echt partnerschap waarbij er continu samen wordt gekeken naar het optimaliseren van de processen. Canon zal VLC & Partners in de toekomst blijven ondersteunen bij het managen van de groei die ontstaat uit de beoogde overnames en bijbehorende digitale stromen die op de organisatie afkomen.