Het effect van de kwaliteit van een bestek

Wederzijdse belangen

Het aantal tenders, zowel aanbestedingen als RFP’s, neemt mede door verdere professionalisering van het inkoopbeleid van veel organisaties toe.

Aan de andere kant zien we aan de verkoopzijde verdere professionalisering op het gebied van inschrijven op tenders met professionele bidteams. Desondanks zijn zeker niet alle tenders succesvol en ontstaan er regelmatig uitdagingen tijdens of na een traject.

De tender en de uitvraag, ofwel het bestek, vormen het raakvlak tussen opdrachtgever en opdrachtnemers, tussen inkoopspecialisten aan de ene kant en bidteams aan de andere kant. Door kennis en inzichten over tenders uit te wisselen, kan er voor beide partijen een beter resultaat worden behaald.

Inzicht in de kwaliteit van een uitvraag

In een onderzoek in de Amerikaanse markt werd geconcludeerd dat de kwaliteit van een uitvraag, ofwel bestek, verschilt en invloed heeft op de kwaliteit van de inschrijvingen en het uiteindelijke resultaat van de aanbesteding.

Ook het Bidcenter van Canon Nederland ervaart dat er duidelijke verschillen in de kwaliteit van bestekken te zien zijn. Het bidteam houdt zich dagelijks bezig met het inschrijven op tenders. Het team behandelt zo’n 150 tenders per jaar, waarbij zij hun expertise, kennis en ervaring toepassen om op een zo goed mogelijke wijze in te schrijven op deze tenders. Vanuit deze expertise draagt het Bidcenter graag bij aan een vakgebied dat voortdurend in ontwikkeling is.

Het Bidcenter heeft laten onderzoeken wat de kwaliteit van een bestek precies inhoudt op basis van een objectief meetinstrument (Framework) en vervolgens bekeken op welke wijze dit effect heeft op inschrijvingen en de daaruit voortvloeiende resultaten in Nederland. Dit heeft geleid tot het whitepaper Het effect van de kwaliteit van een bestek.

Verbetermogelijkheden voor een succesvolle uitvraag

Tijdens het onderzoek zijn meer dan 100 bestekken beoordeeld aan de hand van een speciaal ontwikkeld kwaliteitsraamwerk (Framework) op een aantal hoofdthema’s, zoals Programma van Eisen en Gunningscriteria. Het gros van de bestekken bleek matig tot voldoende te scoren, met een gemiddelde bestekscore van 57%: een magere 5,7 op een schaal van 1 tot 10. Er is dus nog genoeg ruimte voor verbetering.

Verder bleken de hoge scores in het Framework gepaard te gaan met grotere kwaliteitsverschillen tussen de inschrijvingen, terwijl de prijsverschillen kleiner worden. Met andere woorden: een goed bestek levert een marktconforme prijs op met een duidelijke kwaliteitsdifferentiatie.

Opmerkelijk scorende thema’s zijn onder meer de Aanleiding, Doelstellingen en het Beoordelingskader. Een goed omschreven Aanleiding levert meer inschrijvingen op terwijl het zorgt voor grotere kwaliteitsverschillen. In maar liefst 64% van de onderzochte bestekken stonden geen doelstellingen beschreven. Hier valt dus nog veel winst te behalen. Het Beoordelingskader biedt inschrijvers houvast over de wijze waarop zij beoordeeld worden. Slechts 23% bevatte een duidelijk beschreven beoordelingskader en bij 12% ontbrak deze volledig.

Dit is slechts een greep uit de inzichten. Download het whitepaper Het effect van de kwaliteit van een bestek voor meer inzichten, aanbevelingen en tips & tricks. Met het onderzoek en het whitepaper willen wij inzichten delen die leiden tot een betere samenwerking tussen inkoop en verkoop op het gebied van tenders.