Slimme dataopslag: De sleutel tot eenvoudiger informatiebeheer

Gegevensinvoer: in ontwikkeling maar nog steeds aanwezig

Als we teruggaan naar de dagen van vóór de computer, betekende het vastleggen van informatie het handmatig vastleggen van documenten. Documenten, zoals facturen, sollicitatiebrieven en communicatie met klanten werden per post bezorgd. Deze papieren informatie werd geopend, gelezen en gearchiveerd, en werknemers besteedden hun tijd aan het invoeren van deze informatie in logboeken en grootboeken.

Sinds de komst van computers is het proces van gegevensinvoer gedigitaliseerd, waarbij werknemers informatie invoeren in spreadsheets en digitale templates. Toch ontvangen organisaties nog steeds informatie in verschillende indelingen, van fysiek papier tot PDF-bestanden. Deze gedeeltelijke digitalisering, of hybride omgeving, draagt bij aan de complexiteit van informatiemanagement in een moderne organisatie.

Werknemers dragen de zwaarste last van deze uitdaging, doordat zij kostbare tijd moeten besteden aan het kopiëren van informatie van gedrukte documenten naar digitale sjablonen en deze moeten scannen om ervoor te zorgen dat ze in digitale opslagrecords kunnen worden gearchiveerd. Zelfs gegevens van reeds digitale documenten zoals PDF's moeten vaak handmatig worden overgebracht naar de juiste sjablonen voor verwerking. Deze beheerintensieve workflows hebben grootschalige gevolgen, wat de inefficiëntie van de hele organisatie verergert.

Intelligentie extraheren

Vooruitgang in AI- en gegevensextractietechnologie, zoals OCR (Optical Character Recognition) voor het transcriberen van geschreven informatie in gestructureerde en ongestructureerde indelingen, maakt het mogelijk om waarde uit elk type document te halen. Of het nu gaat om een digitaal of fysiek document, geavanceerde scanoplossingen kunnen inhoud uit elk document extraheren en omzetten in gebruiksklare gegevens.

Dit proces maakt het zoeken van informatie uit deze documenten veel eenvoudiger omdat gegevens kunnen worden geïndexeerd. Door ervoor te zorgen dat deze gegevens gemakkelijk te vinden, te extraheren en te verwerken zijn, bieden oplossingen voor het vastleggen van gegevens andere mogelijkheden, bijvoorbeeld doordat documenten eenvoudiger kunnen worden geanalyseerd en de opslag veiliger is. Als informatie in een document is gelabeld of geïndexeerd, wordt het eenvoudiger om regels toe te passen over beveiligings- en nalevingsvereisten voor het opslaan van deze documenten.

Vooral door automatisch gegevens te extraheren uit documenten met meerdere, verschillende indelingen, kunnen intelligente vastleggingsoplossingen de tijd die medewerkers besteden aan handmatige beheertaken zoals gegevensinvoer drastisch verminderen.

Tijd voor transformatie

Werknemers schatten dat ze ongeveer een kwart van hun dag verspillen met administratief werk^[4]; voor elke organisatie moet het een prioriteit zijn om deze tijd om te zetten in activiteiten die waarde toevoegen. Inefficiëntie blijft een veelvoorkomend en diepgeworteld probleem in moderne bedrijven, maar er zijn eenvoudige manieren om dit tegen te gaan en slimmere vastlegging is hierin een cruciaal element.

Voor IT-teams die overwegen waarin ze moeten investeren, is de beste aanpak om de documentintensieve afdelingen te identificeren waar te veel tijd wordt besteed aan het invoeren en verwerken van gegevens. Dit zijn de afdelingen waarin investeringen in betere vastleggings- en automatiseringstechnologie de waarde voor het bedrijf kunnen vergroten, de verwerking kunnen versnellen, de bedrijfskosten kunnen verlagen, de beveiliging kunnen verbeteren en de algehele efficiëntie naar een hoger niveau kunnen tillen.