Informatiebeveiliging blijft een hot item — in de media, bij het publiek en vooral in de IT-budgetten van organisaties. Gegevens en toegang tot die gegevens vormen een waardevol doelwit voor criminelen.

Maar veranderingen in de manier waarop organisaties werken hebben een radicale invloed op het beveiligingslandschap. Steeds meer organisaties hebben een hybride werkmodel, waarin medewerkers flexibel van locatie kunnen wisselen: van het centrale kantoor naar een gedeelde coworkingruimte of hun bureau thuis, en zelfs onderweg wanneer ze van de ene werkplek naar de andere reizen.

Hoewel deze nieuwe manier van werken veel voordelen biedt, is de informatiebeveiliging door hybride en werken op locatie complexer geworden. Deze uitdagingen zijn echter niet onoverkomelijk wanneer u over de juiste technologie en ondersteuning beschikt.

Hieronder staan vier veelgestelde vragen van organisaties die een hybride werkomgeving beheren, en wordt uitgelegd hoe Canon hierbij kan helpen.

Of u nu een hybride werkomgeving wilt opzetten of een bestaande werkomgeving wilt optimaliseren, de informatiebeveiliging moet altijd voorop staan. Maar vaak benaderen organisaties deze doelen afzonderlijk: eerst wordt er in technologie geïnvesteerd om hybride werken mogelijk te maken en pas daarna wordt de uitgebreide werkomgeving beveiligd. Organisaties kunnen tijd besparen en voorkomen dat ze dubbel betalen door de beveiligingsmogelijkheden van hybride werkoplossingen zorgvuldig te bestuderen voordat ze die gaan implementeren.

Bij Canon staat accurate informatiebeveiliging altijd voorop, van de ingebouwde bescherming tegen cyberrisico's in hardware en software tot de manier waarop oplossingen in kaart worden gebracht, worden geïmplementeerd en geleverd. Quocirca heeft Canon erkend als marktleider op het gebied van print- en documentbeveiliging¹. U kunt dus gerust zijn: wanneer u samenwerkt met Canon om uw hybride werkomgeving te optimaliseren, staat de beveiliging van uw bedrijfsgevoelige informatie centraal in de oplossing.

Het is belangrijk om na te denken over de manier waarop informatie door de werkomgevingen van uw organisatie stroomt. Het maken, delen, opslaan en verwijderen van documenten vormen allemaal een potentieel beveiligingslek. Een van de voordelen van Canon's ervaring op het gebied van document- en informatiemanagement is dat we expertise hebben in de gehele levenscyclus van informatie.

Het ecosysteem van Canon, dat bestaat uit hardware, software en services, is ontworpen om in elke fase holistisch te werken om uw gegevens te beschermen, ongeacht wanneer en waar u werkt. Canon's hardware bieden samen met de oplossingen van Canon geïntegreerde beveiliging door middel van functies als gegevensversleuteling, activiteitenregistratie, beveiligde toegang tot clouddocumenten en gebruikersverificatie, zodat documenten alleen kunnen worden geprint of geopend door de gebruiker voor wie ze bedoeld zijn.

Verder ondersteunen Canon's oplossingen voor documentbeheer uw organisatie door een beveiligde opslagplaats en een samenwerkingsplatform voor uw bedrijfsinformatie te bieden. Met de slimme oplossingen van Canon worden veel voorkomende documenten herkend en wordt automatisch beveiligingsbeleid toegepast om de toegang te beperken, zodat alleen diegenen die bepaalde informatie mogen zien erbij kunnen.

Het doel is dat er geen IT-teams hoeven te zijn om het beveiligingsbeleid af te dwingen. Maar organisaties vragen zich misschien af hoe ze ervoor kunnen zorgen dat medewerkers op afstand zich aan de gebruiksregels houden, zonder dat dit leidt tot een enorme werklast voor IT-teams en frustraties bij medewerkers vanwege micromanagement.

Het is altijd goed dat een organisatie medewerkers voorlicht hoe ze hun gegevens veilig kunnen houden en de redenen achter bepaald beleid uitlegt. Maar organisaties die in een hybride omgeving werken, moeten prioriteit geven aan een meer geformaliseerde, consistente manier om beveiliging af te dwingen.

Canon's cloudgebaseerde oplossingen voor informatiemanagement, waaronder Therefore Online, bieden medewerkers een gestructureerde, veilige manier om documenten te openen, op te slaan en te delen. Omdat het cloudgebaseerde oplossingen zijn, hebben medewerkers overal toegang tot hun documentworkflows. Ingebouwde, onopvallende beveiliging biedt echter regels die voorkomen dat gebruikers nieuwe beveiligingslekken kunnen introduceren.

Zo voorkomen toegangscontroles dat medewerkers gevoelige documenten zonder toestemming openen, terwijl automatisering in elke oplossing ervoor zorgt dat documenten in elke fase van een workflow rechtstreeks naar de juiste medewerker worden gestuurd.

Gartner ontdekte dat het gebruik van persoonlijke apparatuur en schaduw-IT nog steeds gebruikelijk is bij medewerkers die buiten kantoor werken, waarbij meer dan de helft van de medewerkers toegeeft dat ze samenwerkingstoepassingen of webservices gebruiken die niet door hun organisatie zijn goedgekeurd². Bedenk waarom deze medewerkers kiezen voor niet-goedgekeurde technologieën. Dat is doorgaans om een van de volgende twee redenen.

Ten eerste kunnen medewerkers die buiten kantoor op een eigen apparaat werken (bijvoorbeeld thuis of onderweg) bepaalde tools gebruiken omdat ze die in het dagelijks leven ook gebruiken, uit gewoonte of omdat ze aan die tools gewend zijn. Ze zijn zich mogelijk niet bewust van de risico's die ze kunnen introduceren door deze tools te gebruiken, dus de beste strategie om dit gedrag aan te pakken is voorlichting en training.

Ten tweede kunnen medewerkers zich wenden tot deze tools omdat de tools die door de organisatie zijn geleverd problemen geven. Misschien zijn die tools buiten de organisatiemuren langzaam, complex of lastig toegankelijk.

Een organisatie kan tools aanbieden, maar deze worden alleen gebruikt als ze naadloos werken en gebruiksvriendelijk zijn. Bij Canon wordt bij het ontwerpen van oplossingen hiermee altijd rekening gehouden. Met Cloud Workspace Collaboration oplossingen kunnen medewerkers eenvoudig en in real time aan hun documenten werken, waar ze ook zijn, vanaf elk goedgekeurd apparaat en zonder frustrerende vertragingen. Maar wat nog belangrijker is: ze bieden ook intrinsieke end-to-end documentbeveiliging. In combinatie met de hardware-producten zorgt Canon voor een gesloten systeem om de beveiliging voortdurend te waarborgen.

Gegevensbeveiliging is beslist niet eenvoudig. Canon wil dat organisaties het bedrijfsmodel kunnen kiezen dat bij hen past, zonder dat ze zich zorgen hoeven te maken over de beveiligingrisico's of gevaren voor hun bedrijfskritische informatie.

Door samen te werken met een vertrouwde partner wordt de druk op uw team weggenomen en krijgt u ondersteuning bij het beoordelen van de beveiligingsrisico's in uw IT-infrastructuur. Zo kunt u anticiperen op kwetsbaarheden en een technologie-ecosysteem opbouwen dat bescherming biedt tegen deze risico's, waar uw medewerkers zich ook bevinden.