Onze vier beste tips voor een naadloze implementatie van technologie voor informatiemanagement

De beslissing om te investeren in nieuwe technologie om de informatiestroom binnen een organisatie te verbeteren, is één ding. Een succesvolle implementatie met minimale verstoring, terwijl de kosten laag blijven, is echter iets heel anders.

Het is belangrijk om het goed te doen, want rampzalige technologische implementaties worden krantenkoppen, of het nu gaat om het opgegeven systeem voor patiëntendossiers in het Britse zorgstelsel dat werd beschreven als 'de grootste IT-mislukking ooit'¹ of mislukte systeem voor magazijnautomatisering bij de Britse supermarkt Sainsbury's, dat werd opgegeven nadat er 150 miljoen pond aan was besteed² .

Ons nieuwe onderzoek heeft duizenden IT-besluitvormers (ITDM's) ondervraagd om inzicht te krijgen in hoe bedrijfsprocessen in organisaties zich ontwikkelen. Het liet zien dat bij de implementatie van nieuwe technologie, compatibiliteit met bestaande architectuur de grootste uitdaging van ITDM's werd genoemd.

Deze problemen kunnen fataal zijn voor een nieuw technologieproject, in een tijd waarin veel organisaties digitaal volwassener willen worden. We ontdekten zelfs dat 10% van de respondenten in de afgelopen jaren een implementatie volledig moest staken.

In dit artikel beschrijven we vier elementen waar ITDM's rekening mee moeten houden bij de implementatie van nieuwe technologie. Als deze elementen voor elkaar zijn, biedt dat de kans op een soepelere en meer effectieve implementatie, zodat organisaties kunnen profiteren van de voordelen van hun nieuwe systemen.

Als onderdeel van ons onderzoek voor het rapport vroegen we ITDM's naar de uitdagingen waarmee ze te maken hadden bij hun laatste strategische technologie-implementatie. Integratie met hun bestaande IT-omgeving was het meest genoemde probleem (28%).

Daarom kwam compatibiliteit naar voren als de belangrijkste overweging bij het inkoopproces wanneer ITDM's nadenken over een nieuwe investering - belangrijker dus dan de mogelijkheden van de technologie zelf.

Maar gezien de tijd, kosten en uitdagingen die gepaard gaan met de implementatie van volledig nieuwe oplossingen, is ons advies om inkoop strategisch te benaderen en prioriteit te geven aan schaalbare technologieën waarmee u meer mogelijkheden kunt toevoegen naarmate de organisatie zich ontwikkelt, zonder dat grote nieuwe implementaties nodig zijn.

We vroegen ITDM's naar de mate van ondersteuning die ze kregen bij hun laatste belangrijke technologische implementatie. 61% gaf aan dat ze in enige vorm een externe leverancier hadden ingezet.

Het is interessant dat niet alle organisaties dezelfde aanpak hanteren wanneer ze hulp van buitenaf zoeken. 34% zoekt naar een basisniveau van ondersteuning, waardoor ze het vertrouwen krijgen om de taak vervolgens zelf te beheren. 35% zoekt naar een samenwerkingsverband waarin de verantwoordelijkheid voor het project wordt gedeeld. Tot slot werkt 30% van de ITDM's liever samen met een partner die van begin tot eind de volledige verantwoordelijkheid voor het project neemt.

Het hangt echt af van de behoeften en mogelijkheden van de organisatie. Grote organisaties met meer dan 5000 werknemers kiezen eerder voor volledige samenwerking, wat niet verrassend is gezien de complexiteit van het implementeren van nieuwe technologie in organisaties van die omvang.

Het belangrijkste punt is dat er geen kant-en-klare oplossing is die geschikt is voor elke onderneming; elke organisatie moet in kaart brengen waar zijn eigen sterke en zwakke punten liggen voordat ze hulp van buitenaf inschakelen.

Wat voor u de juiste keuze is, hangt af van de prioriteiten van uw organisatie.

Uit ons onderzoek is bijvoorbeeld gebleken dat organisaties die hun laatste grote technologie-implementatie intern hebben uitgevoerd, de minste compatibiliteitsproblemen en vertragingen hebben gemeld. Als snelheid de hoogste prioriteit voor u heeft, is dit de beste optie. Dit heeft echter als nadeel dat er minder doorlopende ondersteuning is, aangezien een vijfde vond dat er te weinig communicatie was met leveranciers, en een op de zeven een gebrek aan aftersales-ondersteuning ondervond.

Voor ITDM's die hadden gekozen voor volledige samenwerking met een derde partij, was de kans groter dat ze geen uitdagingen meldden (21%). Deze aanpak leverde ook betere aftersales-ondersteuning en communicatie op. Bovendien hoefde slechts 5% het project op te geven, en dat is bijna de helft minder dan bij interne implementaties. Een nadeel waar ons onderzoek naar wijst, was een lichte stijging in het aantal problemen met de functionaliteit.

Het is duidelijk dat een gemengde benadering van support, waarbij in eerste instantie een derde partij verantwoordelijk is en vervolgens de implementatie intern wordt uitgevoerd, of omgekeerd, al snel tot problemen kan leiden. Meer dan 90% van de ITDM's die dit traject volgden, meldde problemen, en aanzienlijk meer ITDM's waren gedwongen om het project op te geven. Deze aanpak leidde ook tot een groter aantal problemen, zoals technologie die niet geschikt was voor het doel of een lage acceptatie van nieuwe systemen onder medewerkers.

Wat duidelijk is voor de ITDM's die deze uitdagingen moesten aangaan, is dat niet alle partners even goed zijn.

Het kiezen van de juiste partner voor een belangrijke technologische implementatie is geen gemakkelijke beslissing. Er hangt veel van af.

Een goede partner kan samenwerken met ITDM's en verschillende onderdelen van organisaties om de compatibiliteits- en termijnrisico's die gepaard gaan met grote en complexe projecten te beperken. Maar het tegenovergestelde geldt ook. Zoals we hebben gezien, kunnen compatibiliteitsproblemen en vertragingen zelfs worden verergerd door volledige samenwerking.

Wat betekent dit? Het is van cruciaal belang dat ITDM's samenwerken met een partner met diepgaande expertise op het gebied van integratie van oplossingen en specialistische kennis van de technologie die de ITDM's willen implementeren. Potentiële partners moeten in staat zijn om verschillende oplossingen met elkaar te integreren en goed te laten samenwerken.

Een succesvolle implementatie vereist ook een diepgaand inzicht in organisatieprocessen, met name in hoe documenten en informatie in een organisatie worden verwerkt, om eventuele frictie weg te nemen.

Uiteindelijk moet de beste partner ITDM's het vertrouwen geven waardoor ze zich toeleggen op een geautomatiseerde toekomst, waarbij ze profiteren van verbeterde beveiliging en compliance, een hogere productiviteit en een uitzonderlijke klantervaring.

Er zijn geen kant-en-klare oplossingen om implementaties van nieuwe technologie eenvoudig te maken. Het is van nature een uitdagend proces, waarbij compatibiliteitsproblemen altijd een zorg zijn.

Maar organisaties die al digitaal volwassen zijn en een cultuur hebben waarin nieuwe technologie en nieuwe ideeën worden omarmd, verkeren bij uitstek in de positie om te slagen. En als ITDM's plannen voor de toekomst maken, de support inschakelen die ze nodig hebben en een partner vinden die de juiste support kan bieden, hebben ze de best mogelijke kans op een succesvolle implementatie die hun organisatie jarenlang voordelen zal opleveren.

Bij Canon hebben we meer dan 30 jaar ervaring met bedrijfproces-engineering in organisaties, en met het implementeren en integreren van oplossingen. We hebben al meer dan 2700 klanten in heel Europa ondersteund door hun informatiemanagement te verbeteren. Bovendien zijn we gespecialiseerd in hyperautomatisering van workflows en digitaal documentbeheer. Dus hoe ver u ook bent met uw informatiemanagementtraject, wij staan klaar om u te helpen naar de volgende fase te gaan.

Download ons rapport om meer te weten te komen over de valkuilen waarmee organisaties worden geconfronteerd tijdens de implementatie van technologie, en hoe organisaties technologieën zoals automatisering benutten voor beter informatiemanagement.