Grip op klantcommunicatie voor volmachtkantoren

Controle, inzicht en rapportage bij documentcreatie

Vanuit een brede ervaring in de verzekeringswereld richt Canon zich nu op assurantietussenpersonen met een complete oplossing in klantcommunicatie. Veel ANVA en Level 7 kantoren worstelen namelijk met een instabiel en inflexibel documentcreatieproces als gevolg van allerlei maatwerk en IT-aanpassingen die nodig zijn om steeds de vereiste veranderingen door te voeren. 

De verzekeringsmarkt blijft aan verandering onderhevig, terwijl klanten steeds meer snelheid, gemak en persoonlijke informatie verwachten. Dit maakt dat de huidige situatie de grens bereikt heeft. Bij een landelijk volmacht assurantiekantoor dat de hulp van Canon inriep, werden geen aanpassingen meer gedaan uit angst voor uitval en productiestilstand. Het nieuwe outputplatform van Canon maakt het mogelijk om aan te sluiten op de ontwikkelingen vanuit bestaande informatiesystemen. Gecontroleerd, inzichtelijk en met alle gewenste rapportage.

Hoe zorgt Canon voor structurele verbetering?

Om klantcommunicatie te verbeteren en te verankeren in processen en systemen, bieden wij een bewezen methode én een framework dat naar behoefte ingevuld wordt. Canon is daarbij een partner over het gehele documentcreatie- en distributieproces. Van ontwerp en inrichting van de oplossing tot en met SLA met 24/7 support en in-huis gestationeerde specialisten. Een divisie van ruim 60 Customer Communications Management-specialisten maakt dit mogelijk. 

De eerste stap is probleemanalyse en een inventarisatie van informatiestromen, werkprocessen en applicaties. Op basis daarvan ontwikkelen wij een nieuwe architectuur voor de ontvangst, verwerking en presentatie van data uit ANVA. Dit levert een framework op met een gestandaardiseerde procesinrichting die stabiel, schaalbaar en voorspelbaar is. Het opstellen van documenten gebeurt hierbij vanuit een ontwikkelomgeving voor content en een aparte omgeving voor templates. Wijzigingen en voorpresentaties vinden plaats met behulp van automatisering en procescontroles waarin het 4 ogen-principe is ondergebracht. De presentatiefase behelst onder andere de uitvoer naar de gewenste kanalen: e-mail, repro, digitale archief en extranet. Door interactieve functies in de berichten, kunnen ontvangers direct acties in gang te zetten. 

Door eerst de data en processen te stroomlijnen in een nieuwe architectuur, ontstaat een framework dat Canon onafhankelijk kan invullen met de meest geschikte software, support en werkwijzen. Consultant Robert Hulsman van Canon: “In de praktijk neem je meteen allerlei procesoptimalisaties mee. Dat is logisch als de oplossing een betere manier van werken moet opleveren. Zo is bijvoorbeeld de ontwikkelomgeving voor content nu ook toegankelijk voor de business.”

Aangesloten blijven op de toekomst

De grootste uitdaging voor volmacht assurantiekantoren is om met legacy informatiesystemen open te blijven voor nieuwe ontwikkelingen. De wet- en regelgeving stelt nieuwe eisen op het gebied van bescherming van persoonsgegevens, traceerbaarheid en transparantie. Verzekeraars wijzigen polissen en ontwikkelen nieuwe producten en ook in het klantenbestand vinden voortdurend mutaties plaats. Wat niet verandert, is de verplichting om correcte en actuele informatie te sturen. 

Om aangesloten te blijven op de toekomst is een structurele aanpak nodig. Een aanpak die zorgt dat de creatie en distributie van documenten aansluit op allerlei veranderingen. Bijvoorbeeld door fusies of overnames, maar ook door de verder digitaliserende samenleving. Want zowel de overheid als particulieren en bedrijven gaan voor digitaal communiceren en coördineren: 24/7 en via verschillende kanalen. 

Canon helpt te transformeren. Met een hybride oplossing die zowel de traditionele manier van werken mogelijk houdt als dat die nieuwe mogelijkheden biedt. Zo kunt u veilig overstappen, zonder de oude situatie ineens los te laten. In de nieuwe situatie leveren uw ANVA en Level 7 systemen de XML-stuurdata voor verwerking in een nieuwe klantcommunicatie-oplossing die Omnichannel aansturing en accurate controle en verwerking mogelijk maakt. 

Naast perfect opgemaakte en correcte documenten zijn optionele voordelen: 

• 4/6 ogen-principe met verschillende autorisatieniveaus 

• Na opmaak de inhoud door verschillende rollen laten aanpassen 

• Content Management Systeem om tekstblokken door de business te laten aanpassen 

• Output uit de CCM-oplossing kan aangeboden worden aan archiefsystemen