De manier waarop we werken is snel veranderd. Organisaties waar tot voor kort volledig op kantoor werd gewerkt, gaan steeds meer op zoek naar andere manieren om te werken.

Op basis van gesprekken met onze klanten heeft Canon vier veel voorkomende werkomgevingen gedefinieerd die in Europa worden gebruikt, en vaak worden gecombineerd tot een 'hybride' omgeving. Deze vier soorten zijn: de 'kantoor-hub' (een centraal kantoor of vestiging), de 'coworking-hub' (zoals een coworkingruimte of flexplek die gedeeld wordt met anderen), de 'thuiswerk-hub' (thuiswerken) en de 'mobiele hub' (onderweg werken).

Maar het is niet altijd eenvoudig om de overstap naar hybride werken te maken. Wanneer teams op verschillende locaties werken, is het van essentieel belang dat organisaties een solide plan hebben om een veilige en effectieve bedrijfsvoering te handhaven.

In onderstaand artikel worden vijf tips gegeven waarmee elke organisatie hybride werken kan implementeren.

Met cloudgebaseerde platforms krijgen teams een uniforme omgeving om samen te werken en informatie te delen, ongeacht hun locatie. Door taken, platforms en infrastructuur naar de cloud te verplaatsen, kunt u uw medewerkers loskoppelen van een specifieke werkomgeving. Als u geen infrastructuur op locatie hoeft te beheren en te onderhouden, kan uw organisatie in theorie volledig virtueel werken.

Zodra uw organisatie cloudtechnologieën heeft geïmplementeerd, kunt u ook profiteren van toepassingen die zijn ontworpen om hybride werken voor teams eenvoudiger te maken. Om medewerkers effectief te kunnen laten werken, moeten ze bijvoorbeeld volledige toegang hebben tot de documenten die ze dagelijks gebruiken. Daarom heeft Canon services ontwikkeld zoals Cloud Workspace Collaboration oplossingen, waarmee organisaties al hun documentworkflows via de cloud kunnen openen en beheren, zodat teams vanaf elke locatie normaal kunnen blijven werken.

Ongeacht of uw organisatie de weg naar de cloud wel of niet al heeft ingeslagen, kunnen wij u helpen uw hybride werkomgevingen te optimaliseren. Dat komt omdat wij oplossingen bieden die bij uw organisatie passen, of dat nu op locatie is, via de cloud of een combinatie van beide.

Hebt u al nagedacht over hoe geschikt uw werkprocessen zijn voor een hybride werkmodel? Breng ze eerst in kaart: op welke momenten zijn ze momenteel afhankelijk van persoonlijke interactie of locatie-specifieke stappen? Voor een effectief werkproces binnen een hybride model moet deze altijd doorgang kunnen vinden, ongeacht waar uw medewerkers zich bevinden. Dat betekent dat u deze stappen moet migreren naar een digitaal proces dat wordt ondersteund door workflow-technologie.

Het plannen en implementeren van een digitale workflowtechnologie kan complex en duur zijn, waardoor de overstap naar hybride werken lastiger is, met name voor kleinere organisaties met een beperkt budget. Maar in Cloud Workspace Collaboration oplossingen wordt Canon's expertise gebruikt om algemene workflows vooraf voor u te configureren, van factuurverwerking tot contractbeheer, die allemaal rechtstreeks toegankelijk zijn via Canon-hardware. Dit betekent dat stappen in een digitaal documentenproces, zoals beleid voor goedkeuring, delen en bewaren, vooraf zijn geconfigureerd, waardoor u tijd en geld bespaart bij het opzetten van hybride werkomgevingen.

Wanneer medewerkers buiten de muren van de organisatie gaan werken, ontstaan er uiteraard nieuwe beveiligingsrisico's, met name als informatie binnen en buiten de organisatie wordt gedeeld. Het is belangrijk om vast te stellen wat uw meest waardevolle informatie is en vervolgens vragen te stellen als: hoe gaan teams om met deze informatie wanneer ze op andere locaties werken? Welke beveiligingsmaatregelen worden getroffen om onbedoelde of kwaadwillige inbreuk op deze informatie te voorkomen? Als organisatie is het belangrijk solide best-practiceregels in te voeren om te voorkomen dat medewerkers kwetsbaarheden introduceren. Maar u hebt ook technologie nodig die intrinsieke beveiliging biedt om medewerkers te beschermen tijdens hun dagelijkse werkzaamheden. Daarom is het van essentieel belang om aandacht te besteden aan de mate van beveiliging die wordt geboden in de oplossingen die u overweegt voor hybride werken.

Bij de ontwikkeling van de Cloud Workspace Collaboration oplossingen stond voor Canon hoogwaardige beveiliging voorop. De service voor end-to-end informatiemanagement verbetert niet alleen de medewerkerservaring bij hybride werken, maar biedt ook beveiliging die is ingebouwd in elke fase van de levenscyclus van een document. Het toegangsbeleid voor documenten, bijvoorbeeld, wordt automatisch toegepast op het moment dat een document wordt gescand, terwijl gegevens die zijn opgeslagen in de centrale documentenopslagplaats veilig worden beschermd door Microsoft Azure.

Canon's documentmanagement-oplossingen en services werken ook samen met Canon's hardware om uw organisatie een gedegen bescherming te bieden. Canon-apparatuur is ontworpen met het oog op informatiebeveiliging en bieden een scala aan functies en mogelijkheden om documenten te beschermen, van ingebouwde McAfee Embedded Control-software tot gebruikersverificatie.

De sleutel tot het opzetten van een succesvol hybride werkmodel is een holistische benadering waarbij alle werklocaties worden bekeken. Een werkomgeving is geen eiland, want teams moeten ook op afstand nog steeds naadloos kunnen samenwerken. Het gaat dus niet alleen om het vinden van technologie die bij een bepaalde locatie past, maar om technologie die samenwerkt. Zorg dat u de technologieën die u wilt gaan gebruiken zorgvuldig test en beoordeelt. Zijn ze ontworpen voor eenvoudige integratie? Of is er voortdurende IT-interventie nodig om te zorgen dat ze samenwerken? Het integreren van oplossingen is een van de meest complexe problemen waarmee IT-teams te maken kunnen krijgen, dus dit is een belangrijke overweging.

Canon ontwerpt alle hardware en oplossingen om samen te werken, zodat het beheer van hybride werkplekken voor IT geen probleem meer is. Canon's oplossingen voor document- en informatiemanagement werken samen met Canon-apparatuur om integratie eenvoudig te maken en u bovendien in staat te stellen de capaciteit op te schalen of aan te passen wanneer uw behoeften veranderen.

Organisaties staan onder hoge druk om zich aan te passen aan veranderende werkwijzen, maar snelheid mag niet ten koste gaan van een goede planning. Er komt veel op u af als u de manier waarop uw organisatie functioneert probeert te herzien om alles veilig, in onderlinge samenwerking en efficiënt te laten verlopen wanneer teams verspreid werken. Het is beter om het niet alleen te doen. Canon is een ervaren partner om u te ondersteunen tijdens het proces, zowel bij de overgang naar hybride werken als bij voortdurende optimalisatie. Zo wordt er een werkomgeving gebouwd dat is ontworpen om duurzaam en optimaal hybride te werken.