Hoe de cloud het ‘nieuwe werken’ mogelijk maakt

Samenwerken in de cloud

Simpel gezegd; wanneer mensen in een organisatie verbonden zijn, is het eenvoudiger de informatie te geven die ze nodig hebben om hun werk te doen.

Maar vooral in een wereld waar werken op afstand een centraal onderdeel is van de bedrijfscultuur, en niet een verplichting vanuit de overheid, houden samenwerkingsplatforms mensen verbonden, ongeacht hun locatie en tijdzone. Voor internationale organisaties hebben deze platforms werknemers opengesteld voor barrièreloze samenwerking, wat in het verleden vaak gemakkelijk werd afgewezen. Fysieke vergaderingen, het uitwisselen van papierwerk en onhandige telefonische vergaderingen zijn zo'n lange tijd dé manier geweest om zaken te doen. Maar nu zorgt echte samenwerking tussen digitale teams voor een nieuwe toename van productiviteit.

Omdat deze tools cruciaal zijn geworden voor het behoud van productiviteit en realtime communicatie tussen teams van mensen, blijven ze essentieel voor het DNA¹ van toekomstige succesverhalen vanwege hun impact op werkmethoden.

Het cloudeffect

De cloud is geen nieuw concept en staat al langer centraal in de digitale transformatietrajecten van organisaties. Maar nu massaal gedecentraliseerde werknemers voor een langere periode de norm zullen zijn, moeten cloud-implementaties prioriteit krijgen. Om niet alleen de organisatie draaiende te houden, maar ook met de tijd mee te bewegen.

De toepassing ervan kan helpen om het volgende aan te pakken:

• Ongestructureerd papieren en digitaal informatiebeheer. Dat gebeurt door de kloof tussen fysieke en digitale workflows te overbruggen, om te garanderen dat werknemers op afstand op een veilige manier informatie kunnen delen, hier toegang toe hebben en effectief kunnen samenwerken. Dit zal niet alleen onmiddellijk vruchten afwerpen, maar ook werknemers op afstand helpen om effectief bedrijfsactiviteiten toekomstbestendig te maken, nu 'normaal' een nieuwe betekenis heeft gekregen.
• Onnauwkeurigheden in het vastleggen en verwerken van gegevens, veroorzaakt door handmatige en ongecontroleerde documentworkflows. Nu steeds meer mensen vanuit huis werken, wordt de kans op fouten groter als kantoren aan huis niet goed zijn uitgerust of als er workarounds voor het bedrijfsbeleid worden gebruikt. Gecentraliseerde cloudinfrastructuur elimineert dit risico en zorgt ervoor dat workflows accuraat, verantwoordelijk en efficiënt zijn.
• Het behouden van informatiebeveiliging en compliancy gedurende de hele levenscyclus van documenten is in alle situaties een bedrijfsprioriteit, maar het risico kan groter worden wanneer toegang tot gegevens vanuit andere locaties wordt verkregen. In de cloud kan compliancy wel worden bereikt en de juiste tools kunnen robuustheid aan flexibiliteit toevoegen, waardoor zowel bedrijfs- als klantgegevens worden beschermd.

Dit zijn de succesfactoren van een bloeiende en verbonden bedrijfscultuur, wat mogelijk wordt gemaakt door de cloudprocessen. Dankzij het inzicht in deze workflows kunnen leiders progressieve veranderingen binnen een organisatie stimuleren door verhoging van de productiviteit en afscheid te nemen van processen die niet werken. Dus hoewel deze maatregelen wellicht uit noodzaak zijn geboren, zullen ze uit deugd worden gehandhaafd en verbeterd.

De kracht van de community

Elke organisatie bewandelt zijn eigen pad in de digitale transformatie. En elke organisatie heeft de plannen tot het uiterste getest of versneld zien worden. De overeenkomsten hiertussen omvatten strenge eisen op het gebied van informatiemanagement en -beveiliging en op het gebied van mobiliteit en procesautomatisering, en snellere implementatie van cloud- en beheerde services.

De veranderingen die iedereen doormaakt zullen diepgaand en langdurig zijn, maar organisatie kunnen hier positieve lessen uit leren. De toename van samenwerkingstools, zelfs als deze uit noodzaak worden opgelegd, kan en moet een van die lessen zijn. Het wegnemen van de obstakels voor de vrije informatiestroom in een organisatie kan het vermogen van mensen om hun functie te vervullen en hun potentieel te verwezenlijken transformeren.

We praten vaak over de 'wereld die kleiner wordt' en 'internationale communities', maar heel vaak vertegenwoordigen deze modewoorden niet de echte cultuur van het bedrijfsleven. Alleen door cloudworkflows te omarmen kan deze visie werkelijk worden gerealiseerd.

Echte samenwerking is het resultaat. Door sneller te kunnen werken, mensen dichter bij elkaar te brengen en de bedrijfscultuur sterker te maken door effectieve communicatie, worden niet alleen creativiteit en innovatie geprikkeld, maar wordt ook de productiviteit naar nieuwe hoogten getild.