Aandacht voor uw eerste stap is cruciaal. De juiste eerste stap kan leiden tot vroege successen die u helpen de volgende stappen met vertrouwen te nemen - en ervoor te zorgen dat u de goede kant op gaat.

Wat is een digitale postkamer en waarom is het zo belangrijk? Elk onderdeel van uw organisatie wordt geraakt door de post en inkomende berichten die u verstuurt en ontvangt. Canon kan al uw inkomende klantcommunicatie verwerken, zowel fysiek als digitaal. Soms is het raadzaam te starten met de inkomende fysieke post. Door uw fysieke post te scannen en te digitaliseren, legt u een sterke basis voor de rest van uw transformatie, bouwt u capaciteit op en creëert u een springplank naar opschaling en uitbreiding van verdere digitale verwerking van informatieprocessen.

Omdat het digitaliseren van post minder complex is dan een volledige digitale transformatie, is het een logische manier om een vliegende start te maken en tegelijkertijd de huidige documentprocessen van uw organisatie vooruit te helpen. Hier volgen nuttige tips voor postdigitalisering die u kunnen helpen om een succesvolle stap te zetten naar de digitale transformatie van uw organisatie.

Een succesvolle digitale transformatie begint altijd met een plan, meetbare doelen en een duidelijk begrip van de uitdagingen. Om er zeker van te zijn dat u op de juiste weg bent met uw initiatief om inkomende klantcommunicatie te digitaliseren, hebt u een (gedetailleerde) analyse nodig van uw organisatie en de behoeften ervan. Een belangrijke reden hiervoor is dat een digitale postkamer veel meer is dan een technologische aankoop; het is een complex systeem dat ook de juiste mensen, processen en workflow vereist om het effectief te laten werken.

Een analyse van de inrichting van een digitale postkamer begint met inzicht in de levenscyclus van de inkomende klantcommunicatie in uw organisatie - hoeveel post uw organisatie ontvangt, hoeveel daarvan bedrijfskritisch is, hoe het momenteel wordt verwerkt en elk contactpunt onderweg. Een analyse kan ook andere aandachtspunten aan het licht brengen, zoals:

• Een duidelijk beeld van huidige processen.

• Inefficiënties komen meestal voort uit gebrekkige processen. Een analyse geeft u een frisse kijk en helpt u knelpunten te identificeren en weg te nemen. Het vestigt ook de aandacht op cruciale randvoorwaarden zoals compliancy en de bijbehorende borging van gegevens, privacy en vertrouwelijke informatie.

• Begrijp de omvang van uw behoeften.

• Om het maximale uit digitalisering te halen, moet u begrijpen welke poststukken en inkomende berichten moeten worden gescand, hoe u het beste gebruik kunt maken van een verwerkingscentrum en hoe u onmiddellijke behoeften kunt isoleren van langetermijn doelen. Een analyse helpt u ook kosten te beheersen door uw investering af te stemmen op de huidige maturiteitsniveaus en toch ruimte te laten voor schaalvergroting.

• Elimineer interne vooringenomenheid.

• Het kan een uitdaging zijn om een kritisch te blijven, aannames te vermijden en gebruikelijke fouten te elimineren. Een analyse biedt een frisse kijk op uw bedrijfsomgeving, gebruikmakend van ervaring van ‘best practices’ van andere klanten, zodat de informatieprocessen zonder vooringenomenheid worden beoordeeld en er minder risico is dat een belangrijk detail of een kans over het hoofd wordt gezien.

Hybride werkmodellen - een combinatie van op kantoor en op afstand werken-zijn niet meer weg te denken, maar post komt nog steeds aan op kantoor. Zonder medewerkers op kantoor, in de postkamer, staan organisaties voor de uitdaging om fysieke post en documenten op tijd bij de juiste mensen te krijgen. Een digitale postkamer kan u helpen deze kloof te overbruggen en zelfs de voordelen van deze nieuwe realiteit te omarmen door:

• Verbetering van de zichtbaarheid.

• Wanneer het kantoor niet langer de spil is voor al het werk, kan het moeilijk zijn om een duidelijk beeld te krijgen of belangrijke post en inkomende klantcommunicatie op het juiste moment bij de juiste persoon wordt afgeleverd. Een digitale postkamer zorgt voor een snelle en efficiënte verwerking en distributie, zodat werknemers kritieke documentatie niet uit het oog verliezen terwijl ze op afstand werken.

• Verbetering van de procescontinuïteit.

• In de afgelopen jaren is onder andere een toename van het personeelsverloop een uitdaging geweest voor de bedrijfscontinuïteit. Een digitale postkamer helpt processen te codificeren, onboarding soepeler te laten verlopen en ervoor te zorgen dat belangrijke details niet over het hoofd worden gezien. Het creëert ook mogelijkheden om routinetaken te automatiseren en uw digitale postkamer te consolideren.

• Creëren van meer LEAN bedrijfsmodellen.

• Nu er minder mensen op kantoor zijn, kunnen organisaties geld besparen door hun fysieke voetafdruk te verkleinen. Een digitale postkamer vermindert de behoefte aan fysieke, on-site postkamers en kostbare opslagruimte - en vermindert ook uw ecologische voetafdruk door het elimineren van onnodig papier.