Waarom beslissingen over hardware uw inspanningen voor digitale transformatie kunnen maken of breken

Digitale transformatie was al een belangrijk strategisch initiatief, maar is door de coronacrisis nog belangrijker geworden. 59%¹ van de besluitvormers op IT-gebied zegt dat druk als gevolg van de pandemie hun inspanningen op het gebied van digitale transformatie heeft versneld. Het ‘nieuwe normaal’ heeft een ingrijpend effect op uw toekomstige hardware vereisten. Om ervoor te zorgen dat uw investeringen niet voor niets zijn geweest, moet u kijken hoe uw kantoortechnologie past in uw digitale-transformatiestrategie voor de lange termijn.

Hoewel de statistieken uiteenlopen, blijkt uit onderzoek² dat tegen het einde van 2021 25-30% van de beroepsbevolking meerdere dagen per week thuis werkt. Werken op afstand is geen nieuw fenomeen dat het gevolg is van de pandemie, maar een gestage trend die de laatste tien jaar steeds meer terrein heeft gewonnen. Nu talloze toonaangevende organisaties hebben aangekondigd dat ze kiezen voor een meer flexibele, hybride werkomgeving waarin thuiswerken en werken op locatie worden gecombineerd, mogen we een versnelde daling van het aantal medewerkers op de werkvloer verwachten. Maar wat er in ieder geval verandert, is de rol van het kantoor. Op kantoor werken is niet meer de standaard, maar een optie als je in levenden lijve met een collega wil werken of om specialistische hulpmiddelen te gebruiken.

Organisaties en hun medewerkers krijgen de vrijheid om zich af te vragen: wat wil ik bereiken en welke werklocatie past daar het beste bij? De rol van de bedrijfs- en IT-manager is ervoor zorgen dat technologie nooit een rol speelt bij die besluitvorming, als een stille facilitator voor elke werkomgeving. Voor IT-managers wordt dat een belangrijke transitie. Vroeger gaven organisaties voorrang aan investeringen in technologie op de kantoorlocatie, maar om hybride werken goed te laten functioneren, moeten nu alle werkomgevingen op elkaar worden afgestemd. Het doel is een consistente werkervaring waarborgen, ongeacht de locatie.

Tegen deze achtergrond is investeren in de juiste technologie van cruciaal belang. De nadruk moet liggen op de zekerheid dat normale bedrijfsprocessen, zoals de crediteurenadministratie of personeelswerving op effectieve wijze blijven plaatsvinden, ondanks het feit dat meer medewerkers ervoor kiezen om parttime of fulltime op afstand te blijven werken. Digitalisering is een belangrijk onderdeel om een organisatie ‘afstand-proof’ te maken, gezien het feit dat teams niet gemakkelijk samen aan fysieke documenten kunnen werken. Door fysieke documenten om te zetten in digitale gegevens, maken medewerkers ze niet alleen beschikbaar voor thuiswerkende teamleden, maar zorgen ze er ook voor dat ze zelf aan documenten kunnen blijven werken, zelfs als ze naar huis gaan - wat effectief hybride werken, zowel samen als alleen, mogelijk maakt.

Bijna de helft (49%) van alle managers vindt de digitalisering van op papier gebaseerde processen zeer belangrijk voor initiatieven op het gebied van digitale transformatie³. Maar ondanks de nadruk op die digitale transformatie denkt 65% van de IT-besluitvormers dat papier in 2025 nog steeds belangrijk is op de werkplek⁴. Ongeacht de ontwikkelingen op het gebied van digitale technologie zijn eerdere voorspellingen over het bejubelde ‘papierloze kantoor’ niet uitgekomen. Zelfs in extreme omstandigheden, zoals tijdens een pandemie, waarin de digitalisering toeneemt, zijn organisaties vaak nog niet in staat papieren werkprocessen te vervangen door 100% digitale workflows⁵. De realiteit is dat de meeste organisaties op een bepaald punt in de meeste bedrijfsprocessen nog steeds fysieke documenten nodig hebben, bijvoorbeeld omdat er met papier wordt begonnen of dat er met papier wordt geëindigd.

Maar wat betekent dat voor investeringen? Het betekent dat IT-managers, althans in de toekomst, moeten investeren in technologie die doeltreffende hybride werkvormen ondersteunt.

De juiste hardware aanschaffen is essentieel om tot een technologisch ecosysteem te komen dat hybride werken ondersteunt. Hoewel het verleidelijk kan zijn om investeringen te doen op basis van eerdere aankoopbeslissingen of op basis van kostenbesparing, is de wereld van vandaag fundamenteel anders dan die van zelfs maar 12 maanden geleden. De print- en scanhardware van vandaag moet fungeren als een hub voor hybride workflows. Connectiviteitsopties en digitaliseringsfunctionaliteit moeten centraal staan bij toekomstige aankoopbeslissingen.

Het portfolio van Canon is speciaal ontworpen met het oog op effectief hybride werken. De slimme, multifunctionele apparaten van Canon (MFP's) maken gebruik van de nieuwste technologie voor het vastleggen en verwerken van documenten en beschikken over ingebouwde geavanceerde cloudconnectiviteit voor gemeenschappelijke cloudopslag en workflowtoepassingen.

De multifunctionele apparaten van Canon - zoals de onlangs uitgebrachte imageRUNNER ADVANCE DX C5800-serie - beschikken niet alleen over ultramoderne printmogelijkheden, maar ook over intelligente scantechnologie ter ondersteuning van de digitale transformatie. Medewerkers kunnen eenvoudig geprinte documenten omzetten in digitale informatie die rechtstreeks kan worden opgeslagen in toepassingen zoals OneDrive of Dropbox of kan worden geïntegreerd in bedrijfsworkflows zoals Concur van SAP. Deze verbeterde connectiviteit zorgt ervoor dat informatie beschikbaar wordt gesteld aan collega's, ongeacht hun locatie, waardoor effectiever werken vanaf elke locatie wordt ondersteund.

Als IT-manager heeft 2020 waarschijnlijk een grote invloed gehad op uw IT-strategie en investeringsprioriteiten. Hoewel de directe prioriteit op korte termijn zal zijn te ‘zorgen dat alles werkt’, moeten organisaties praktisch nadenken over hybride werken op de lange termijn. Hoe zorg je voor effectieve workflows met meerdere locaties? Welke onderdelen van deze processen kunnen gemakkelijk worden gedigitaliseerd? En waar is print nog van cruciaal belang? Om naadloos werken te ondersteunen, zelfs bij de transitie tussen print en digitale uitvoer, moeten IT-managers investeren in multifunctionele next-generation apparaten die niet alleen alledaagse printmogelijkheden bieden, maar ook de connectiviteits-, digitaliserings- en workflowmogelijkheden die de huidige multifunctionele apparaten kunnen bieden.

Ontdek hoe de nieuwste multifunctionele apparaten van Canon het antwoord zijn op uw vragen over digitale transformatie.