Zakelijk

Een nieuwe kijk op productiviteit, beveiliging en cloudgebaseerde efficiëntie voor de kantoormedewerkers van vandaag

Office workers working on productivity, security and cloud driven efficiency

Cloudoplossingen voor de moderne printomgeving

De opkomst van hybride werken heeft in veel organisaties een stille revolutie teweeggebracht. Veel medewerkers werken tegenwoordig vanaf meerdere locaties, zoals op kantoor, vanuit huis, op een gezamenlijke werkplek of zelfs onderweg via mobiele apparaten.

In combinatie met de bijna universele toepassing van cloudoplossingen en de toenemende mate van digitalisering en automatisering hebben medewerkers nu ongekende mogelijkheden om documenten te verwerken op een manier die bij hen past.

Voor effectieve organisatieprocessen is het essentieel dat u op verschillende apparaten vanaf verschillende locaties kunt printen en vertrouwelijke documenten veilig kunt scannen. Zo kunt u documenten efficiënt opslaan, ophalen en archiveren zonder dat dit ten koste gaat van de informatiebeveiliging.

Als marktleider op het gebied van print- en documentbeheer weten we dat kantoormedewerkers tijdens het printen en scannen niet altijd optimaal gebruikmaken van de bestaande cloudoplossingen van hun organisatie. Hetzelfde geldt voor het volledig benutten van de mogelijkheden van hun print- en scanapparaten. Dit betekent dat de investeringen die organisaties in cloudtechnologie hebben gedaan, niet optimaal worden benut.

Door eenvoudige wijzigingen aan te brengen in de manier waarop medewerkers printen en scannen, kunnen organisaties de productiviteit verhogen, tijd besparen op tijdrovende en terugkerende taken en tegelijkertijd de informatie- en documentbeveiliging verbeteren. Door efficiënter te werken, kunnen organisaties ook vooruitgang boeken met betrekking tot hun duurzaamheidsdoelstellingen.

Obstakels in het printproces en de wijze waarop cloudtechnologie kan helpen

Herkent u deze uitdagingen?

  • U moet regelmatig naar kantoor reizen om documenten te printen of belangrijke formulieren af te geven voor verwerking.
  • U moet documenten naar uw e-mailadres verzenden en deze vervolgens als bijlagen naar uw collega's sturen, of documenten worden op dezelfde manier met u gedeeld.
  • U moet potentieel vertrouwelijke documenten, zoals cv's of contracten, op uw computer opslaan.
  • U kunt een document niet vinden, weet de naam van dit document niet meer of weet niet waar u het hebt opgeslagen.
  • U scant stapels documenten met de normale scanfunctie van uw multifunctionele kantoorprinter. Vervolgens moet u aan uw bureau deze documenten handmatig scheiden en een naam geven.
Dit zijn standaard taken voor veel medewerkers in organisaties van elke omvang, maar ze brengen nadelen met zich mee. In 2023 werd bijvoorbeeld 88% van de 19 miljoen scans via multifunctionele Canon-printers gescand naar e-mail. Bijna 100% van de organisaties had echter al geïnvesteerd in Microsoft 365 of Google Workspace, en deze cloudoplossingen zouden aanzienlijke voordelen hebben kunnen opleveren. Hoe kunnen organisaties alle mogelijkheden van hun bestaande cloudoplossingen benutten, zodat scannen naar de cloud net zo eenvoudig wordt als het scannen naar e-mail, en het zoeken en delen van documenten eenvoudiger wordt?

How cloud solutions can help you meet the needs of your evolving workplace – Canon UK

Ontdek Canon-oplossingen voor cloudconnectiviteit

Scannen naar de cloud verbetert onmiddellijk het documentbeheer omdat documenten automatisch worden geüpload naar een centrale opslaglocatie in de cloud. Dit maakt het op zijn beurt eenvoudiger om informatie te zoeken, te openen en op te halen. Dit leidt tot een betere samenwerking doordat teams gescande documenten gemakkelijk kunnen openen en delen, ongeacht hun werklocatie.

Uit aanvullende rapporten blijkt dat medewerkers soms wel twee uur per dag kwijt zijn aan het zoeken naar informatie, en meer dan 76% van hen geeft aan lokale kopieën van hun documenten te bewaren. samenwerking belemmeren.

Digitalisering vermindert het papierverbruik, waardoor organisaties duurzamer kunnen werken en tegelijkertijd kosten besparen op papier, printen en fysieke opslag.

Tot slot kan het lokaal opslaan van gevoelige documenten en het delen ervan via e-mail mogelijk catastrofale gevolgen hebben voor een organisatie. De beveiliging komt immers in gevaar als er meerdere onbeheerde kopieën van documenten worden verspreid via verschillende apparaten op verschillende locaties.

Deze problemen worden opgelost met Canon's bekroonde multifunctionele apparatuur met cloudondersteuning en toonaangevende oplossingen voor cloudconnectiviteit. Deze bieden naadloze integratie met alle populaire cloudopslagoplossingen die momenteel binnen organisaties worden gebruikt, waaronder OneDrive for Business, SharePoint en Teams van Microsoft, Google Workspace en Dropbox.

Werk slimmer, niet harder met de Canon-oplossingen voor cloudconnectiviteit

De Canon-oplossingen voor cloudconnectiviteit voldoen aan een breed scala aan werkplekvereisten en ondersteunen productiever print- en scangedrag, van individuele gebruikers tot grote ondernemingen:

  • Canon Cloud Connector
  • Een oplossing op instapniveau voor kleinere organisaties, die printen en scannen in de cloud mogelijk maakt met minimale IT-middelen.
  • uniFLOW Essentials
  • Voor klanten die behoefte hebben aan beveiligd printen en extra documentbeheerfuncties, zoals administratie, gecentraliseerde apparaten en gebruikersbeheer.
  • uniFLOW Online
  • Een schaalbare, cloudgebaseerde print- en scanoplossing die geschikt is voor naadloos hybride werken en voorziet in een bredere keuze aan apparaten en support voor meerdere leveranciers. Deze oplossing biedt ook geavanceerde scanopties, zoals het batchgewijs scannen van meerdere documenten en het archiveren en indexeren van documenten op basis van de gegevens die ze bevatten, zodat ze verder kunnen worden verwerkt. Uiteindelijk is er niet één oplossing voor cloudconnectiviteit die geschikt is voor iedereen. Uw keuze hangt af van de specifieke behoeften van uw organisatie. Welke workflows hebt u? Hoe groot is uw organisatie? Wat zijn uw afspraken omtrent hybride werken? Of het nu gaat om apparaten, oplossingen of services voor printen en scannen in de cloud, het Canon Digital Transformation Services-portfolio kan u helpen optimaal gebruik te maken van uw bestaande investeringen, waaronder uw favoriete cloudopslagoplossing. Hierdoor kunt u de productiviteit verhogen en de informatiebeveiliging in uw hele organisatie verbeteren.

Hebt u vragen?

Wilt u meer weten over oplossingen voor cloudconnectiviteit? Kom nu in contact met een van onze specialisten op het gebied van oplossingen voor cloudconnectiviteit.