Vroeger verwees de term 'kantoormedewerkers' niet alleen naar de plek waar mensen werkten, maar ook naar het soort werk dat ze deden: het was op informatie gebaseerd en werd in de afgelopen twee decennia uitgevoerd op computers.

De laatste jaren is het concept kantoorwerk opnieuw veranderd. Organisaties staan medewerkers steeds vaker toe om overal te werken, in plaats van gebonden te zijn aan één locatie, zolang ze maar productief blijven.

Veel van onze klanten gaan op de lange termijn over op dit hybride werkmodel, waarbij verschillende soorten werkplekken worden gecombineerd: van een hoofdkantoor of vestiging tot de huizen van medewerkers, gedeelde werkplekken en de trein of het station tijdens het reizen.

Naarmate er steeds meer hybride wordt gewerkt, stellen IT-managers niet langer de vraag óf er buiten kantoor gewerkt kan worden, maar hoe dit geoptimaliseerd kan worden om medewerkers zo productief mogelijk te maken.

Hieronder staan vier veelgestelde vragen van organisaties die hun productiviteit willen optimaliseren in een hybride werkomgeving, en wordt uitgelegd hoe Canon hierbij kan helpen.

Het komt vaak voor dat organisaties afhankelijk zijn van papieren documenten. Dit maakt het niet onmogelijk om over te stappen naar een hybride werkmodel, maar het maakt het wel complexer.

Het is niet nodig om meteen over te stappen naar een totaal digitaal model, maar het is wel van cruciaal belang om de afhankelijkheid van papieren documenten in de loop van de tijd te optimaliseren. Hierdoor wordt het niet alleen eenvoudiger voor uw teams om vanaf andere locaties te werken, maar worden ook de kosten verlaagd. Bovendien is het beter voor het milieu.

Canon is gespecialiseerd in het beheren en integreren van complexe workflows voor documenten waarin papieren en digitale processen worden gecombineerd. We begrijpen dat de meeste organisaties al het pad hebben ingeslagen om steeds meer te digitaliseren. Canon kan u daarbij ondersteunen. Ongeacht de unieke balans in uw organisatie kunnen wij ondersteuning op maat bieden om op een hybride model over te stappen.

Hoewel het wellicht nog steeds nodig is dat een bepaald aantal medewerkers op specifieke momenten op een centrale locatie aanwezig is, zou hun aanwezigheid niet moeten worden bepaald door de noodzaak om te printen of te scannen.

Canon biedt hardware die is ontworpen voor elk type werkomgeving, waaronder apparatuur voor thuiswerken en krachtige multifunctionele printapparatuur voor kantoren. De apparaten van Canon worden geleverd met ingebouwde connectiviteit, waarmee teams toegang hebben tot de documenten die ze nodig hebben, zelfs als ze niet op kantoor zijn.

Zo kunnen met de imageRUNNER ADVANCE DX serie documenten rechtstreeks worden gescand naar opslagbestemmingen in de cloud, zoals OneDrive en Dropbox, of naar bestaande workflowtoepassingen. Documenten kunnen ook automatisch worden opgeslagen of gecategoriseerd op basis van machine learning-software, waardoor teams eenvoudig documenten kunnen delen en workflows kunnen voortzetten op verschillende locaties, terwijl het aantal menselijke fouten wordt verminderd.

Dankzij compatibiliteit met mobiele toepassingen, zoals Canon's Print Business app en uniFLOW Online Print & Scan, kunnen medewerkers zelfs onderweg documenten verzenden om te printen of gedigitaliseerde documenten ontvangen op hun mobiele telefoon. Zo kunnen ze overal en altijd efficiënt werken.

Canon combineert hardware met een uitgebreide softwaresuite die is ontworpen om naadloos met Canon-apparatuur te werken. Cloud Workspace Collaboration oplossingen, zoals Therefore Online, bieden de perfecte service voor documentbeheer en samenwerking in een hybride organisatie. Dit is een cloudgebaseerd, locatieonafhankelijk platform waarop medewerkers vanaf elke locatie documenten direct kunnen vinden, veilig kunnen openen en verwerken.

Denk allereerst na over welke pijnpunten u zult ondervinden als uw werkprocessen buiten het kantoor plaatsvinden. Therefore is een zeer nuttige tool voor het overnemen of verbeteren van steeds terugkerende, gestructureerde taken. Als u dat in de context van hybride werken plaatst, moet u zich richten op het automatiseren van terugkerende taken die gewoonlijk door teams persoonlijk moeten worden beheerd.

Canon heeft een schat aan ervaring in het helpen van organisaties bij het beheren van deze processen. De technologieën van Canon verlichten het werk voor medewerkers, zodat workflows efficiënt verlopen terwijl medewerkers hun tijd besteden aan belangrijkere taken.

Canon's Cloud Workspace Collaboration oplossingen bieden vooraf geconfigureerde en geautomatiseerde workflows voor algemene bedrijfstoepassingen, zoals contractbeheer en factuurverwerking. Organisaties die gebruik maken van Canon-apparatuur, kunnen direct digitale workflows activeren, zodat medewerkers vanaf verschillende locaties efficiënt kunnen blijven werken.

IT beheren in een hybride werkomgeving is niet eenvoudig, want er zijn veel aspecten waarmee u rekening moet houden: van het waarborgen van toegang tot gegevens en documenten tot het voorkomen van nieuwe beveiligingsrisico's.

Als u hybride werken zo effectief mogelijk wilt maken, is het belangrijk om uw IT-omgeving holistisch te benaderen. Hoewel uw organisatie verspreid over verschillende locaties werkt, zijn die locaties niet onafhankelijk van elkaar. Teams moeten naadloos met elkaar kunnen communiceren en samenwerken. Een versnipperde IT-aanpak, waarbij tools en oplossingen lukraak worden gecombineerd, kan leiden tot onsamenhangende workflows en integratieproblemen, wat verdere vertragingen en complexiteit tot gevolg kan hebben.

Met dit in het achterhoofd draait het niet alleen om het leveren van technologie, maar om het leveren van technologie die naadloos samenwerkt, ook op verschillende locaties. Dit is de kern van de Digital Transformation Services van Canon: een ecosysteem van hardware, software en services dat is ontworpen ter ondersteuning van effectief werken vanaf elke locatie. Deze beproefde technologieën zijn ontworpen om samen te werken, waardoor het aantal complicaties en de uitvaltijd wordt gereduceerd voor medewerkers en het IT-team.

Het beheren van apparatuur is normaal gesproken al gewikkeld, maar het wordt nog lastiger als de apparatuur zich niet binnen het kantoor bevindt. Canon's cloudgebaseerde software uniFLOW Online biedt één platform om alle werklocaties te verbinden. Via dit platform kunt u uw apparatuur centraal beheren, waar de apparaten zich ook bevinden: van beveiligingsmachtigingen voor gebruikers tot de monitoring van printergebruik, ongeacht de werkplek.

Productiviteit is sterk gekoppeld aan het bedrijfsresultaat en staat daarom hoog op de prioriteitenlijst van elke leidinggevende. Veel organisaties zullen zich zorgen maken over de impact van het openbreken van het traditionele bedrijfsmodel op de productiviteit van medewerkers.

Maar met de juiste partner en het juiste ecosysteem betekent hybride werken meer dan gewoon doorgaan waarmee u bezig bent. Het biedt ook de mogelijkheid om bestaande workflows te herzien en te optimaliseren om de productiviteit te verhogen.

Daarbij levert het investeren in de juiste technologische basis u meer op dan alleen een verbetering van uw huidige hybride werkzaamheden. Het is belangrijk dat u de toekomst van uw organisatie ziet als een kans voor continue optimalisatie. Deze basis helpt IT-teams om hun organisatie voor te bereiden op verandering, waardoor het eenvoudiger wordt om in de toekomst te veranderen en te optimaliseren.